Viele Beschäftigte wissen nicht, dass sie erst dann Urlaub nehmen und der Arbeit fern bleiben dürfen, wenn der Arbeitgeber den Urlaub förmlich genehmigt hat. Liegt keine Genehmigung vor und tritt der Beschäftigte deshalb den Urlaub eigenmächtig an („Selbstbeurlaubung“), so kann es nach Ausspruch einer Abmahnung zu einer berechtigten außerordentlichen/fristlosen Kündigung (§ 626 Abs. 1 BGB)  kommen, da ein Fall der unentschuldigten beharrlichen Arbeitsverweigerung vorliegt. Der Arbeitnehmer muss also rechtzeitig – im besten Falle mehrere Monate vor dem Urlaubszeitpunkt – diesen beantragen. Oftmals gibt es hierfür im Betrieb – gegebenenfalls mit dem Betriebsrat abgestimmte – Urlaubslisten und/oder Antragsformulare, in die sich der Beschäftigte eintragen oder die der Beschäftigte für die Beantragung nutzen muss. Ohne – zu Beweiszwecken günstiger Weise  – schriftliche Genehmigung ist der Urlaubsantritt trotz rechtzeitiger Beantragung nicht möglich. Es gibt zwei Ausnahmen.

Wenn erstens im Betrieb eine juristisch „betriebliche Übung“ dahingehend besteht, dass über Jahre hinweg der rechtzeitig beantragte Urlaub auch gewährt wurde und der Arbeitgeber sich vor Urlaubsantritt nur dann beim Beschäftigten gemeldet hat, wenn wegen betrieblicher Umstände oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter die Urlaubsgewährung nicht möglich ist. Die Beweislast für die Existenz einer solchen betrieblichen Übung liegt allerdings beim Arbeitnehmer und sie führt dazu, dass in der Praxis das Vorliegen der Voraussetzungen für den Arbeitnehmer nur sehr schwierig zu erfüllen ist, weil ihm/ihr die Beweismittel fehlen. Wenn die Voraussetzungen vorliegen, kommt dem Schweigen des Arbeitgebers in Bezug auf den Antrag ein Erklärungswert zu.

Existiert mit dem Betriebsrate eine Vereinbarung zur Urlaubsplanung?
Weiterhin existieren in vielen Betrieben mit dem Betriebsrat abgeschlossene Vereinbarungen zur Urlaubsplanung und zu den Urlaubsgrundsätzen (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG - „Betriebsvereinbarungen“) dahingehend, dass ein Urlaubsantrag als genehmigt gilt, wenn der Arbeitgeber dem Urlaubswunsch nicht bis zu einem bestimmten Stichtag widerspricht.

Wenn eine förmliche Zustimmung notwendig ist und der Arbeitgeber diese (trotz – ggf. mehrfacher – freundlicher Nachfrage) nicht erteilt, dann muss nach der gesetzlichen Konzeption der Beschäftigte eine gerichtliche Klärung vor Urlaubsantritt herbeiführen. Wegen der langen Dauer eines regulären Klageverfahrens bleibt am Ende nur die Beantragung einer einstweiligen Verfügung. Weil auch die Anfertigung einer Antragsschrift nebst Erstellung einer eidesstattlichen Versicherung einige Zeit in Anspruch nimmt, sollte der Urlaubsantrag möglichst frühzeitig gestellt werden und auch die Beauftragung des Rechtsschutzes der Gewerkschaft oder des Rechtsanwalts sollte nicht zu kurzfristig vor dem gewünschten Urlaubszeitpunkt erfolgen.

Tatsache ist jedoch, dass die wenigsten Arbeitnehmer im laufenden Arbeitsverhältnis ihren Arbeitgeber verklagen. Zumeist gibt es in der Praxis nur wenige Probleme, weil der Arbeitgeber ja den Urlaub gewähren muss und der Beschäftigte ansonsten unter dem Gesichtspunkt des Verzuges den Urlaubsanspruch behält. Das wissen die Arbeitgeber und wollen die Anhäufung von nicht genommenen Urlaubstagen vermeiden. Auch wissen die meisten Arbeitgeber sehr genau, dass in einem laufenden Arbeitsverhältnis der Urlaub nicht ausgezahlt werden darf. Er kann nur abgegolten werden (§ 7 Abs. 4 BurlG), wenn zum Ende eines Arbeitsverhältnisses noch  Urlaubstage offen sind, die nicht genommen wurden.

Betriebsrat kann seinen Einfluss geltend machen
Es kommt jedoch häufig vor, dass dem Arbeitgeber wegen einer dünnen Personaldecke, der Auftragslage und/oder der Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter Urlaubszeitpunkt und Urlaubsdauer nicht genehm sind. Dann kann es zu Auseinandersetzungen kommen. In der Praxis zieht der Arbeitnehmer nur dann nicht den Kürzeren, wenn es einen Betriebsrat gibt, der den Streit auf Grundlage des § 85 BetrVG (Beschwerdeverfahren) in Verbindung mit § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG zu seiner Sache macht. An dieser Stelle kommen auch die vielfach in mitbestimmten Betrieben abgeschlossenen Betriebsvereinbarungen ins Spiel, die dem Betriebsrat oftmals eine streitmitentscheidende Rolle zuweisen. Die betroffenen Beschäftigten sollten sich bei Existenz eines Betriebsrates rechtzeitig an diesen wenden, wenn eine förmliche Genehmigung des Urlaubs unterbleibt, jedoch aus familiären oder urlaubsbuchungstechnischen Gründen der Mitarbeiter Klarheit braucht über Urlaubszeitpunkt und/oder Urlaubdauer.

In der Sache selbst ist zu beachten, dass gem. § 7 Abs. 1 BurlG dem Urlaubswunsch des Beschäftigten nur dringende betriebliche Gründe vom Arbeitgeber entgegen gehalten werden können. Der Arbeitgeber ist aber selbst gehalten, eine gewisse Personalreserve vorzuhalten, sodass er in der Haupturlaubszeit nicht verhindern kann, dass gegebenenfalls auch mehrere Beschäftigte aus einem Arbeitsbereich gleichzeitig in den Urlaub gehen. Das Arbeitsgericht wägt jedoch in einer offenen, nur sehr schwer zu prognostizierenden Interessenabwägung persönliche, betriebliche und auch die Interessen anderer Beschäftigter (ggf. mit schulpflichtigen Kindern und an die Ferien gebundenen Ehe- bzw. Lebenspartnern) ab. Auch dieser Umstand spricht dafür, dass primär eine außergerichtliche Lösung gesucht werden sollte, denn die Erfolgsaussichten einer einstweiligen Verfügung lassen sich nur schwer einschätzen.

Es gibt keinen Grundsatz, dass die Urlaubsdauer des Haupturlaubs (zumeist in der Sommerzeit) mindestens drei Wochen betragen muss. Es ist zwar arbeitswissenschaftlich erwiesen, dass eine Dauer des Haupturlaubs von weniger als drei Kalenderwochen dem gewünschten Erholungszweck nicht entspricht, aber es existiert kein Rechtsanspruch auf eine solche Dauer des Urlaubs. Im Streitfalle entscheidet das Arbeitsgericht, ob dem Arbeitgeber die Gewährung eines längeren Urlaubs möglich ist oder dringende betriebliche Interessen der Dauer entgegenstehen. Existiert ein Betriebsrat, muss und wird dieser versuchen, einen angemessenen Ausgleich der verschiedenen Interessen herbei zu führen. Nicht selten wurden in der Praxis allein deswegen Betriebsräte erstmalig gewählt, weil die Belegschaft mit der willkürlichen Urlaubspraxis des Arbeitgebers nicht einverstanden war.

Urlaubsantrag immer schriftlich
Zu beachten ist, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zumindest beantragt werden muss, weil er sonst zum 31.12. ersatzlos untergeht. Nur wenn wegen persönlicher Gründe (Krankheit) oder betrieblicher Gründe der Urlaub nicht genommen werden konnte, wird er automatisch (auch ohne Antragstellung) auf das nächste Kalenderjahr übertragen und erlischt zum Ende des ersten Quartals, wenn er nicht bis zu diesem Zeitpunkt genommen worden ist. Das Vorliegen betrieblicher Gründe ist für den Beschäftigten, der nur begrenzte Kenntnisse von den betrieblichen Abläufen hat, nur sehr schwer beweisbar. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich immer, einen förmlichen Urlaubsantrag (zu Beweiszwecken möglichst schriftlich) zu stellen, auch wenn es nahe liegen sollte, dass der Arbeitgeber aus welchen Gründen auch immer den Urlaubsantrag nicht genehmigen wird. Ist der Antrag gestellt, dann entsteht zugunsten des Beschäftigten ein Verzugsschadensersatzanspruch, der nicht zum Ende des ersten Quartals des Folgejahres untergeht. Allein schon aus diesem Grunde empfiehlt sich immer die (rechtzeitige Stellung) eines Urlaubsgewährungsantrags vor dem Ende des Kalenderjahres.
Ist nach der Übertragung des Urlaubs wegen Erkrankung der Mitarbeiter weiterhin auch über das Ende des ersten Quartals des darauf folgenden Kalenderjahr erkrankt, erlischt entgegen des Wortlauts der Regelung (§ 7 Abs. 3 BurlG) aus europarechtlichen Gründen der Urlaub nicht zum Ende des Quartals. Allerdings muss der Beschäftigte – wieder arbeitsfähig – den Urlaub bis spätestens zum Ende des ersten Quartals des darauf folgenden Jahres genommen haben, sonst erlischt er.  

Nach dem Urlaub – Gehaltsabrechnung prüfen
Ferner empfiehlt sich nach dem Ende des Urlaubs ein Blick auf die Gehaltsabrechnung, da der Arbeitgeber nicht selten bei der Berechnung des Urlaubsentgelts und gegebenenfalls auch bei Berechnung des (zusätzlichen) Urlaubsgeldes (Sonderzahlung) Fehler macht. Das Bundesurlaubsgesetz und auch der Tarifvertrag enthalten vom Arbeitgeber zu beachtende Regelungen zur Berechnung der Vergütungsarten und mit Blick auf die vertraglich und/oder tarifvertraglich geltenden Ausschlussfristen sollten die Mitarbeiter die Entgeltabrechnung überprüfen.

Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer nicht einer anderen bezahlten Beschäftigung nachgehen. Er vereitelt damit den Erholungszweck und verhält sich vertragswidrig. Nach erfolgter Abmahnung kann ein solches Verhalten einen Kündigungsgrund darstellen. Ehrenamtliche Tätigkeiten, riskante Sportarten oder eine besonders anstrengende Art der Urlaubsgestaltung unterfallen nicht dieser Regelung in § 8 BurlG.

<link http: www.dka-kanzlei.de>Rechtsanwalt Nils Kummert ist seit 18 Jahren Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Spezialist im Betriebsverfassungs- und dem übrigen kollektiven Arbeitsrecht. Er ist Partner in der Kanzlei dka Rechtsanwälte | Fachanwälte.